La gestión de los gastos en el nuevo entorno laboral mixto

Es muy probable que nunca haya pensado en trasladar a todos sus empleados a trabajar desde casa antes de que todos tuviéramos que hacerlo al comienzo de la pandemia de COVID. Pero, ¿ha pensado ya en la mejor manera de hacer que algunos o todos vuelvan a la oficina cuando termine?

Aunque todavía no se sabe con certeza cuándo el nuevo coronavirus COVID-19 estará lo suficientemente controlado como para que podamos pensar en volver a una cierta apariencia de “normalidad”, debemos creer que eso acabará ocurriendo. Ya que tenemos algo de tiempo para planificar, aprovechémoslo.

Toma de decisiones

Gran parte de lo que sucedió mientras todos se apresuraban a volver a casa no fue el resultado de decisiones cuidadosamente consideradas. Todos hicimos lo mejor que pudimos con lo que teníamos. Los gastos no eran la máxima prioridad. La seguridad de nuestra gente lo era.

Para preparar el regreso, hay que tomar muchas decisiones acertadas. Algunas son obvias. Otras no lo son tanto.

¿Apagaste algo?

Dado que no ibas a utilizar ninguno de los circuitos de telecomunicaciones y datacom que daban servicio a tus oficinas y otras instalaciones, habría sido aconsejable ponerlos en pausa, suspenderlos o intentar dejar de pagarlos mientras no se utilizaran. Por supuesto, nadie sabía cuándo íbamos a volver, ni cuánto tiempo iban a estar inactivos esos circuitos, así que muy pocos se tomaron la molestia de ver si podían ponerlos en pausa. Y a medida que pasaban los meses, esta idea se olvidaba o se perdía en la confusión.

Si conseguiste poner en espera alguna de tus facturas de telecomunicaciones, tendrás que volver a activarla o aprovisionarla antes de enviar a la gente de vuelta a la oficina.

¿Encendiste algo?

Con todo el mundo trabajando desde casa, sus datos corporativos viajaban ahora a través de una gran cantidad de accesos residenciales a Internet. Esto amplió sustancialmente su superficie de amenaza. ¿Cómo lo gestionó?

¿Repartió el acceso para alguno de sus empleados o ejecutivos, proporcionando servicios de nivel empresarial para reemplazar su paquete residencial? ¿Sustituyó alguna de sus disposiciones de seguridad existentes, como cortafuegos, antivirus, redes privadas virtuales (VPN) u otras?

Dependiendo del lugar desde el que vaya a trabajar cada empleado, puede optar por mantener estas disposiciones o no. Esta es una decisión clave que deberá tomarse para cada empleado: ¿trabajarán desde casa el suficiente tiempo como para justificar el gasto adicional?

¿Descubriste alguna gran oportunidad mientras todos estaban dispersos?

Muchas empresas descubrieron servicios como Zoom o Microsoft Teams cuando todo el mundo trabajaba desde casa. Era la forma más fácil de sustituir las reuniones en las salas de conferencias. Todo el mundo podía ver y oír a todo el mundo, compartir aplicaciones en la pantalla y colaborar muy eficazmente en el trabajo.

Si esto era nuevo para ti, quizás sea un buen momento para convertirlo en parte de las operaciones estándar. De paso, examina el gasto de tu teléfono durante ese tiempo. Una de las grandes ventajas de implantar unas Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS) es que todas las llamadas entre sus propias sedes viajan a través de su red corporativa o de Internet. Esto reduce inmediatamente el gasto del servicio telefónico tradicional (POTS) de forma significativa para muchas empresas.

De nuevo, hay que tomar más decisiones. Si actualmente utiliza dispositivos de telefonía fija en los escritorios de sus empleados, tendrá que examinar el grado de amortización y depreciación de los mismos. ¿Es económicamente viable darlos de baja y sustituirlos por soft-phones y teléfonos móviles? No sólo es económicamente viable, sino que, desde el punto de vista de la experiencia del usuario, ¿sus usuarios híbridos del futuro van a querer una experiencia UCaaS en casa y un teléfono fijo en la oficina? Además, eliminará los costes del conmutador de telecomunicaciones o de la centralita. El UCaaS ha supuesto un enorme aumento de la eficiencia y la colaboración, junto con una importante reducción de costes para muchas empresas. Quizás sea un buen momento para aprovechar la oportunidad de cambiar.

¿Qué parte de su plantilla puede permitirse dejar en casa si lo desea? Hay muchas variables que intervienen en este cálculo. ¿Qué tan cerca de la depreciación total está el equipo que utilizaban en la oficina? Millones de ordenadores, pantallas, impresoras, teclados, ratones y dispositivos asociados han estado inactivos durante meses mientras sus usuarios típicos trabajaban desde casa. ¿Qué será de esos equipos si esos usuarios no vuelven? ¿Puede cambiarlos por otros usuarios? ¿Puede permitirse desprenderse de ellos? ¿Tiene más sentido donarlos a instituciones benéficas que reutilizan y redistribuyen los equipos informáticos usados? No cabe duda de que las contribuciones tienen ventajas fiscales. También hay que tener cuidado con los costes de desprenderse de los equipos informáticos, en forma de multas que puede tener que pagar si se deshace de algo de forma incorrecta.

Otras variables incluyen la continuación de las inversiones que pueda estar haciendo en los servicios de acceso, la seguridad y los equipos que sus empleados utilizan en casa. ¿Trabajarán desde casa el suficiente tiempo como para justificar la continuación de esas inversiones? Si no continúa con esas inversiones, ¿estarán interesados en trabajar desde casa?

Este es un buen momento para reexaminar sus políticas de reembolso de costes de telecomunicaciones/internet. ¿Su personal utiliza el equipo que usted le proporciona? ¿O utilizan los suyos propios? En este último caso, ¿lo pagan ellos o lo pagas tú? ¿A través de un reembolso? ¿O simplemente los ha añadido a sus planes actuales?

¿Qué políticas y procedimientos tendrán que cambiar? ¿Tendrá que renovar por completo sus procedimientos de incorporación para dar cabida a los nuevos empleados que trabajarán desde casa? ¿Implementará soluciones de gestión del flujo de trabajo para hacer un seguimiento de la productividad de los empleados? Es un buen momento para examinar todas las políticas de la empresa para determinar su viabilidad en un entorno híbrido de empleados que trabajan en la oficina y en casa.

El último comodín será cómo reaccionarán los principales operadores a medida que cambie la topología de sus redes. Muchos clientes residenciales disfrutan de programas “barra libre” con minutos y/o caracteres de datos ilimitados. Con el creciente volumen de negocios que realizan esos usuarios residenciales desde sus domicilios, ¿cómo actuarán para recuperar los ingresos perdidos por los servicios empresariales? ¿Cuánto tiempo pasará antes de que sientan la necesidad de cambiar tanto sus servicios residenciales como los de clase empresarial?

El momento de empezar a considerar todo esto y más, en preparación para un futuro post-pandémico, es ahora.